A primeira coisa que deve ser esclarecida para toda turma é que fazer uma festa de formatura é algo grandioso! É uma grande data e ficará marcado para sempre, porem todos devem estar cientes de que fazer parte de uma comissão de formatura requer muita dedicação, empenho, compromisso e paciência.
Certamente vai haver preocupações com prazos, aborrecimentos com os próprios membros da comissão e principalmente com a turma. Sabemos que não é fácil fazer escolhas com um número tão grande de opiniões. Mas é para isto mesmo que serve a comissão. Numa primeira reunião pode-se elucidar as funções e compromissos de uma comissão de formatura e assim, averiguar quem são os interessados em fazer parte. Estas pessoas tem que estabelecer um compromisso com a turma.
São elas que irão tomar partido de tudo e escolher a melhor empresa para realizar o evento, os homenageados, a banda do baile.... Enfim, tudo terá a palavra final da comissão de formatura, embora haja uma conversa contaste com a turma para definição de critérios em comum acordo como por exemplo estabelecer a votação como uma forma mais justa de escolha.
A formação mais comum de comissão é:
Presidente: É responsável pela gestão dos demais membros da comissão, por definir reuniões e suas pautas, decidir as informações que serão levadas à turma. Também é ele quem decide quais critérios de votação serão assumidos.
Vice-presidente: Assume a presidência quando este se ausenta, trabalha em parceria com o presidente planejando as reuniões e programação das atividades.
Primeiro Tesoureiro: Administra os recursos da comissão, planeja ações de obtenção de fundos juntamente com o presidente. Controla as entradas e saídas e fluxo de caixa da turma.
Segundo Tesoureiro: Assume as funções do primeiro tesoureiro quando este se ausenta, trabalha em parceria com o mesmo.
Primeiro Secretário: O primeiro secretário fica encarregado de registrar todas as informações que serão discutidas em reunião e elaborar um relatório com as sugestões, dúvidas, decisões e enviar a todos os membros de comissão. É ele que prepara os documentos que serão emitidos ou/e recebidos e deve arquivar de forma organizada, para caso haja necessidade de utilizar o mesmo documento novamente. O primeiro secretário também tem a função de fazer as reservas dos locais das reuniões e convocar os membros da comissão para comparecimento das mesmas.
Segundo Secretário: Assume as funções do primeiro secretário quando este se ausenta, trabalha em parceria com o mesmo.
Assessores: Esta função deverá ser estabelecida pelo presidente da comissão. São assessores quem se compromete a colaborar com a comissão de formatura em tarefas específicas.
Após a escolha da comissão de formatura, os alunos deverão elaborar um estatuto, que é um documento formal, registrado em cartório que estão contidos as funções e deveres dos membros da comissão.
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